Comment travailler efficacement en open space ?

Travailler en open space peut être à la fois stimulant et exigeant. Ces espaces de travail favorisent la collaboration et l'innovation, mais peuvent aussi présenter des défis en termes de concentration et de productivité. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de l'environnement d'un open space.

1. Utiliser des écouteurs à réduction de bruit 🎧

L'un des principaux problèmes lié à l'open space est le niveau de bruit ambiant. Entre les discussions entre collègues, les appels téléphoniques, les points informels, le bruit des équipements de bureau ou même de sons extérieurs… le niveau sonore peut vite devenir élevé et désagréable pour travailler.

L'utilisation d'écouteurs ou de casques à réduction de bruit peut aider à bloquer les distractions sonores et à vous concentrer sur votre travail. Ces dispositifs peuvent considérablement atténuer le bruit de fond, permettant ainsi aux employés de se concentrer davantage sur leurs tâches. En créant une bulle de tranquillité personnelle, ils facilitent l'immersion dans le travail et aident à maintenir la concentration sur de longues périodes.

2. Définir des règles de communication 🗣️

Établir des règles claires de communication dans un espace de travail peut aider à réduire les interruptions, qui peuvent entraver la productivité et la concentration. Par exemple, vous pourriez utiliser un système de signaux pour indiquer lorsque vous ne souhaitez pas être dérangé. À vous de définir en interne les signaux et leur signification (sur Slack, Teams ou même en présentiel).

Cela contribue non seulement à réduire les interruptions inopportunes mais aussi à instaurer un environnement de travail respectueux des besoins de chacun en matière de concentration et de temps ininterrompu. Cela permet aux employés de mieux gérer leur temps et de se concentrer sur leurs tâches, car ils peuvent anticiper les périodes de travail ininterrompu et organiser leur charge de travail en conséquence.

3. Aménager des espaces de réunion 🛋️

Pour les discussions de groupe ou les réunions qui nécessitent de l'attention, utilisez des salles de réunion ou des espaces dédiés. Ces espaces spécifiquement conçus pour les réunions fournissent un environnement isolé où les équipes peuvent se réunir pour collaborer, discuter et prendre des décisions sans interférer avec la concentration des autres collaborateurs.

Cela aide à garder l'open space relativement calme et permet de discuter sans déranger les autres. Séparer physiquement les espaces de réunion des espaces de travail individuels aide à établir une limite claire entre les zones de collaboration et les zones de concentration, contribuant ainsi à une culture de travail respectueuse et productive. Cela peut également aider à structurer la journée de travail, en délimitant clairement le temps et l'espace dédiés aux interactions en équipe et au travail individuel concentré.

4. Organiser son espace de travail 🗄️

Un espace de travail bien organisé est fondamental pour améliorer l'efficacité et la productivité au bureau. Un bureau rangé minimise les distractions et vous aide à concentrer votre attention sur les tâches. Un environnement désordonné, en revanche, peut conduire à une perte de temps conséquente, car il devient plus difficile de trouver des documents ou des outils nécessaires, ce qui peut augmenter le stress et diminuer la concentration.

Investir dans des fournitures qui favorisent l'organisation, comme des organiseurs de bureau, des étagères, des caissons à tiroirs… peut aider à maintenir un espace de travail ordonné en rangeant les stylos, les post-its et autres petits objets qui traînent facilement sur le bureau et l’encombrent.

5. Faire des pauses régulières ⏸️

Travailler de manière continue pendant de longues périodes sans pause peut entraîner une baisse de la productivité, augmenter le niveau de stress et avoir un impact négatif sur la santé physique et mentale. Le cerveau humain peut se concentrer efficacement pendant une durée limitée avant que la fatigue mentale ne commence à réduire la capacité d'attention et la performance. Prendre de courtes pauses régulièrement au cours de la journée est essentiel pour maintenir un niveau élevé de productivité et de bien-être.

Ces pauses peuvent être utilisées pour, par exemple :

• Se dégourdir les jambes, ce qui aide à améliorer la circulation sanguine et à réduire les douleurs liées à la sédentarité.
• Sortir prendre l'air, car cela permet de s'exposer à la lumière naturelle et de respirer de l'air frais, revitalisant l'esprit et améliorant l'humeur.
• Simplement se reposer les yeux en les détournant de l'écran de l'ordinateur peut prévenir la fatigue visuelle et contribuer à une meilleure santé oculaire à long terme.

En intégrant des périodes de repos dans la routine de travail, on peut non seulement améliorer les performances professionnelles mais aussi préserver sa santé et son bien-être sur le long terme.

6. Respecter l'espace des autres 🫶

Un aspect crucial du travail en open space est le respect de l'espace et de la tranquillité des autres. Soyez conscient du volume de votre voix lors des conversations et évitez les comportements bruyants.

Avoir des conversations à un volume modéré aide à prévenir les perturbations inutiles et à respecter la concentration des collègues. Cela implique d'éviter de parler fort au téléphone ou lors de discussions avec des collègues, et de privilégier les salles de réunion ou les espaces de détente pour les conversations prolongées ou les réunions d'équipe.

Le respect des espaces partagés inclut également la gestion de l'espace personnel et commun, en s'assurant que les zones de travail ne débordent pas sur celles des autres et que les espaces communs restent propres et ordonnés.

Adopter une attitude respectueuse dans l’open space favorise non seulement une meilleure cohabitation et collaboration entre les collaborateurs, mais contribue également à un climat de travail plus agréable et productif… pour tout le monde !