Votre entreprise grandit vite et vos besoins ont évolué : vos bureaux ne vous conviennent plus, et il vous faut en changer. Si vous n’avez jamais été confronté à cette situation, la préparation de ce changement de locaux peut être source d’inquiétudes. Vous ne savez peut-être pas quand lancer votre recherche de bureau ni quelle démarche effectuer en priorité.
Les recherches pour trouver les locaux idéaux peuvent être longues et compliquées. Elles sont souvent sources de dépenses, qui pourraient être évitées grâce à une bonne organisation. Cette dernière dépend de vos besoins.
Pour réussir cette transition importante dans la vie de votre entreprise, le timing est la clé. Il est essentiel de lancer chaque démarche au bon moment. On vous explique comment faire pour bien organiser votre recherche de bureau et limiter le temps perdu !
Avant de quitter un bureau en location, vous devez la plupart du temps déposer un préavis auprès de votre propriétaire ou votre prestataire de services. On vous aide à le faire au bon moment.
Les contraintes pour quitter vos bureaux dépendent de votre Contrat. Pour savoir quand donner votre préavis, il est donc essentiel de connaître les clauses de ce dernier.
Il fixe notamment la durée du préavis, qui correspond au temps d’attente avant de pouvoir quitter un logement, à partir du moment où vous en avez informé votre propriétaire. Vous devez continuer à payer le loyer de vos bureaux pendant toute cette période.
Concrètement, voici les durées de préavis qui peuvent vous concerner selon votre situation actuelle :
Quelle que soit votre situation, regardez de près la durée de votre préavis et les reconductions automatiques qui pourraient vous réengager pour 1 an ou plus si vous n’y prenez pas garde !
Lorsque vous cherchez un bureau, la chronologie est essentielle. Pour limiter le temps perdu, deux façons d’articuler recherches de bureau et dépôt de préavis sont envisageables :
Le choix entre ces deux méthodes dépend de plusieurs paramètres. À Paris, par exemple, les demandes de bureaux sont nombreuses. Lorsque vous trouvez un bien qui vous plaît, il vous est donc souvent demandé de le louer immédiatement. Dans ce cas, il peut être plus intéressant de donner votre préavis avant de lancer vos recherches, pour éviter de payer deux loyers simultanément.
En fonction du choix chronologique entre préavis et début des recherches, les risques que vous prenez sont différents. En effet, si vous donnez votre préavis en premier, vous risquez de ne pas trouver de nouveaux bureaux à temps. Inversement, si vous trouvez vos nouveaux bureaux en premier, vous devrez probablement payer deux loyers pendant la durée de votre préavis.
Le scénario idéal serait bien sûr celui où les deux contrats de location ne se chevauchent pas, mais cela n’est pas toujours possible. Nous vous invitons donc à estimer les risques que votre entreprise est prête à prendre afin de définir votre propre chronologie.
Ces risques sont plus ou moins problématiques selon les entreprises :
L’efficacité de votre recherche de bureau – et donc sa durée – dépend aussi de votre capacité à savoir ce que vous voulez. Rédiger un cahier des charges précis avant de lancer vos recherches vous permet de définir précisément le type de bureau souhaité, et de limiter le nombre de visites.
Voici quelques questions à se poser pour bien connaître vos besoins :
Si votre entreprise évolue rapidement, vos besoins aussi. Dans ce cas, un contrat flexible d’un an peut mieux vous convenir. C’est justement ce que propose Comeandwork, en vous permettant de vous adapter au développement de votre équipe et de changer rapidement d’espace lorsque cela devient nécessaire.
Pour déterminer combien de temps il faut laisser entre votre dépôt de préavis et vos visites de bureaux, il faut estimer le temps nécessaire à vos recherches. Cela dépend de l’endroit où vous voulez vous installer, et du type de bien que vous cherchez : vous devez donc prospecter. Si vous en avez les moyens, un professionnel de l’immobilier peut vous aider à identifier les caractéristiques du marché immobilier et à évaluer votre temps de recherche.
Une fois que vous avez trouvé le bureau de vos rêves, il vous faudra parfois négocier avec son propriétaire pour établir un contrat de location. En fonction du profil du bailleur, cela peut prendre plus ou moins de temps ; d’où l’intérêt de connaître le marché et le nombre de demandes.
Enfin, et parce que cela peut aussi demander beaucoup de temps, nous vous invitons à rassembler à l’avance les documents qui vous seront demandés par le propriétaire (l’extrait Kbis, par exemple). Pensez aussi à tenir compte des potentiels frais d’agence lors de vos estimations de coûts !
Personne ne veut déménager en catastrophe ni perdre plusieurs semaines de travail, faute d’organisation. On vous conseille donc de prévoir votre déménagement et votre emménagement en parallèle de vos recherches, dès que vous avez suffisamment d’informations sur votre nouveau bureau – notamment lorsque vous avez une idée plus ou moins précise de la localisation et des caractéristiques du lieu.
Vous pouvez préparer la logistique du déménagement et du changement de bureau, en prévoyant :
Pour ne pas perdre de temps, pensez aussi à anticiper les charges quotidiennes et leur mise en place dans vos nouveaux bureaux :
Au cours de votre recherche de bureaux, malgré toute votre organisation et votre anticipation, plusieurs pépins risquent de s’ajouter. Ils vous font perdre du temps, et peuvent surtout coûter cher ! Les connaître en amont peut vous aider à les limiter et à savoir comment réagir.
Tout le monde a tendance à sous-estimer les dépenses journalières – charges locatives, internet, assurances, etc. Pourtant, elles finissent toujours par représenter une part importante du budget.
Par ailleurs, personne n’est à l’abri des aléas du quotidien, et il est difficile de prévoir une panne d’ascenseur ou des réparations de dernière minute. Dans le doute, ajoutez une marge dans vos plannings pour que ces petits problèmes ne vous obligent pas à décaler le reste de votre installation. Considérez que vous aurez des travaux supplémentaires à effectuer, car c’est bien souvent le cas !
Quand vous êtes locataire, ces aléas ponctuels sont à votre charge, et vos équipes devront y faire face. Cela nécessite donc une organisation interne spécifique pour limiter la perte de temps et d’énergie liée à la gestion de vos bureaux au quotidien.
Mises bout à bout, toutes ces dépenses imprévues et exceptionnelles représentent généralement des coûts élevés, équivalant à plusieurs fois votre loyer. Au-delà du prix des interventions par des équipes de dépannage et de travaux, vos propres salariés risquent de perdre du temps de travail précieux – et donc vous faire perdre de l’argent.
Il ne faut pas non plus négliger la charge mentale supplémentaire pour vos équipes, qui devront évaluer les dégâts, gérer des prestataires extérieurs, permettre aux salariés de disposer du matériel nécessaire même en temps de travaux, etc. Cette fatigue mentale peut finir par se révéler très pesante.
Pour éviter à vos équipes de devoir gérer ces aléas du quotidien, les locaux en prestations de services sont la solution ! Ces types de contrat incluent la location d’espaces de bureaux, mais aussi toutes les charges associées et les incidents ponctuels.
Chez Comeandwork, nous proposons des baux flexibles d’un an renouvelable. Tout est compris dans la location : charges, ménage, internet, et même des services en extra comme le petit déjeuner ! Vous pouvez vous concentrer sur votre entreprise, et ne plus penser aux contraintes pratiques.
À la fin du contrat de location, vous pouvez reprendre les mêmes bureaux, ou en changer si vous avez besoin d’un espace plus grand, ou d’un autre lieu. Découvrez nos espaces disponibles clés en main dès maintenant, et trouvez le bureau de vos rêves en plein cœur de Paris !
Vous connaissez désormais tous les paramètres pour maîtriser le timing de votre recherche de bureaux. Parce que votre temps est trop précieux pour être dépensé en considérations logistiques, vous l’avez compris, le mot d’ordre est de bien anticiper.
Bon courage dans vos recherches !
Vous pouvez choisir de donner votre préavis avant ou après le début de la recherche. Dans tous les cas, référez-vous au Contrat signé et faites bien attention à 2 choses : la durée du préavis et les reconductions automatiques qui pourraient vous réengager pour 1 an ou plus !
La durée du préavis dépend du type de contrat que vous avez signé. S’il s’agit d’un bail professionnel ou d’un bail commercial, le préavis à respecter est de 6 mois.
Avant de vous lancer dans votre recherche de bureau, vous pouvez vous familiariser avec l’immobilier local et définir un cahier des charges pour vous guider.
33 avenue Foch
75116 Paris
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