Avez-vous déjà expérimenté le télétravail ? Si oui, vous avez sans doute perçu l’impact de celui-ci sur votre entreprise. Les nouvelles organisations du travail amènent les Office Managers, RH et dirigeants à prendre conscience des enjeux de la gestion des postes de travail dans leur entreprise, à réorganiser l’occupation de l’espace.
L’utilisation du flex office comporte de nombreux atouts : réalisation d’économies, amélioration de l’expérience collaborateur au quotidien, etc. Voici nos conseils et nos outils pour gérer l’occupation des bureaux avec le télétravail.
En adoptant le télétravail, les entreprises donnent la possibilité à leurs collaborateurs d’exercer leur métier ailleurs qu’au bureau. Cette pratique s’est répandue très largement au moment de la crise sanitaire de 2020, et semble perdurer en partie dans le temps.
En recourant au travail hybride, les dirigeants et managers peuvent construire un équilibre entre présentiel et distanciel. Cette organisation du travail présente différents avantages :
Mais le travail hybride apporte aussi un avantage insoupçonné en termes d’occupation de l’espace. Selon l’Institut de l’Épargne Immobilière et Foncière, 36 % des surfaces en entreprise peuvent être économisés grâce à 2 jours de télétravail hebdomadaires.
Conséquence : des solutions spécialisées ont été conçues pour aider les entreprises à optimiser leur espace.
La mise en œuvre du travail hybride permet de libérer des postes de travail au sein de la société. Certains bureaux ne sont alors plus nominatifs : ils sont partagés entre les équipes d’un ou plusieurs services. C’est une véritable stratégie d’optimisation de l’espace, face à cette absence de bureaux attitrés.
En fonction des besoins des collaborateurs, les postes sont partagés. Le site devient alors un véritable lieu de vie, où salles de réunion et espaces attrayants prennent le pas sur les bureaux individuels fermés.
Travailler dans un espace en fonction du nombre de collaborateurs nécessite un espace de travail flexible au fil des années. C’est pourquoi Comeandwork propose des bureaux indépendants en prestations de services : les durées d’engagement sont adaptées aux besoins des entreprises et les bureaux offerts à la location sont de vrais espaces de convivialité qui permettent aux collaborateurs de se retrouver et d’échanger lors des jours en présentiel.
Ces espaces de vie permettent également aux collaborateurs de faire des réunions informelles pendant la journée ou de profiter d’un lieu d’appoint pour travailler quelques heures entre deux réunions. Il s’agit-là d’une alternative intéressante au poste de travail classique, qui permet de cadencer une journée de travail.
Comme le travail hybride, une réorganisation des bureaux en bonne intelligence présente de sérieux atouts pour votre entreprise. Voici une liste non exhaustive de tous les avantages de ce modèle pour vous aider à mettre en place une vraie stratégie d’optimisation de l’espace !
L’optimisation des espaces n’est pas une notion abstraite. Concrètement : votre surface disponible est réduite, et la valeur allouée à chaque poste est augmentée. Puisqu’il n’y a plus besoin d’avoir un bureau par salarié, alors chacun de ces lieux est utilisé au mieux.
Qui dit optimisation, dit économies : vous avez besoin de moins d’espace sur site. La surface à louer est réduite, et vous pouvez dédier les espaces inutilisés à d’autres usages.
Une autre solution : le partage des bureaux (et du loyer) avec une autre entreprise. Une bonne façon de réduire les coûts de l’immobilier.
En réagençant correctement vos bureaux et en adoptant le principe du flex office, vos différentes équipes bénéficieront d’effets positifs.
D’une part, les salariés profitent des avantages du travail à distance (réduction du temps de transport, confiance avec la hiérarchie, etc.).
D’autre part, en proposant une organisation de vos bureaux conforme à la réalité de chacun et à la nature des missions, vous apportez une cohérence dans le travail. Finis les problèmes de partage de la seule salle de réunion du site ! En libérant plus d’espace, vos collaborateurs disposeront d’une pièce dès qu’ils en auront besoin.
En outre, avec plus d’espace, vous pourrez laisser libre cours à la créativité et travailler au mieux l’esthétisme et le confort de vos locaux. Vos équipes n’en seront que plus à l’aise et bénéficieront d’une meilleure expérience collaborateur.
C’est un fait : les entreprises cherchent à attirer les talents. Mais ces derniers ont des attentes précises en termes de qualité de vie et de conditions de travail.
Le flex office et l’organisation des bureaux figurent en haut de la liste des critères de sélection de ces candidats.
D’une part, les nouvelles générations apprécient de plus en plus les entreprises équilibrant travail sur site et travail à distance. Et cela en raison de la priorité donnée à l’exécution de la mission plutôt qu’à l’acte de présence.
D’autre part, les talents seront plus séduits par des bureaux modernes et esthétiques que par des espaces ternes et individualisés à tout prix.
L’une des premières questions que vous aurez à vous poser sera celle de la stratégie :
Quelle que soit votre stratégie, vous devrez mesurer votre taux de foisonnement. Ce dernier renvoie au ratio entre le nombre de collaborateurs et le nombre de bureaux disponibles.
En outre, vous devrez déterminer les besoins des différentes équipes et des salariés :
Par un simple questionnaire ou un formulaire, vous pouvez réaliser cet état des lieux auprès des équipes. Vous pourrez ainsi construire votre stratégie pour gérer l’occupation de vos bureaux.
L’utilisation des espaces appelle un mode d’organisation précis, au risque de voir naître des confusions entre les différents collaborateurs. Pour optimiser ce processus, vous pourrez vous tourner vers des outils de répartition de pièces.
Parmi les plus sophistiqués, on peut citer des logiciels comme Deskbird ou Roomz. Le premier permet de notifier l’usage d’un espace ou de réserver des salles de réunion (et même des places de parking).
De son côté, le second outil a recours à des capteurs de mouvement. L’objectif ? Informer les équipes que la salle de réunion qui était réservée est finalement libre, et mettre à jour le calendrier.
Choisir un outil de gestion de l’occupation des bureaux sous forme d’application présente aussi d’autres avantages. Si un commercial rencontre un client à l’improviste, il pourra rechercher instantanément les salles libres via son téléphone.
Néanmoins, un simple calendrier comme celui d’Outlook peut aussi suffire à gérer vos salles. Vous pouvez générer un nouvel agenda dédié à la répartition des salles. Il vous suffit ensuite de désigner les services et collaborateurs qui y auront accès en fonction des jours de la semaine.
Si vous avez une entreprise qui souhaite des bureaux au cœur de Paris, optez pour des bureaux professionnels en prestations de services.
Le parc Comeandwork s'adapte à vos besoins, grâce à des durées d’engagement plus courtes qu’un bail 3/6/9, mais également à différents services complémentaires et essentiels à la vie de bureau tels que le fait de pouvoir bénéficier d’un espace complètement aménagé et meublé, l’accès à internet, le ménage, la maintenance, un office manager dédié…
En optant pour des bureaux professionnels mis à disposition par Comeandwork :
Vous souhaitez en savoir plus sur nos services de location d’espaces professionnels dans le centre de Paris ? Contactez-nous dès maintenant pour faire le point sur vos besoins et objectifs en matière d’occupation de bureaux !
C’est l’optimisation de l’espace de travail. Chez Comeandwork, le flex office désigne aussi la possibilité d’adapter la location de bureau aux besoins de son entreprise.
L’optimisation des espaces permet de faire des économies tout en apportant de la flexibilité aux collaborateurs.
En plus de réaménager ou réduire l’espace disponible, l’entreprise peut louer des bureaux privés selon ses besoins.
33 avenue Foch
75116 Paris
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