Comment aménager vos bureaux pour obtenir le meilleur de vos employés

Que ce soit à l’occasion d’un déménagement ou d’une réorganisation à la suite de travaux, tout changement de l’espace de travail dans lequel évoluent vos employés est un processus à prendre au sérieux. En effet, c’est une occasion idéale d’adapter vos bureaux afin de favoriser le confort et la productivité de vos collaborateurs. 

Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils sur la façon d’aménager vos bureaux pour une cohésion et une productivité d’équipe optimisées ! 💪

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💭 Aménagement de bureaux : l’importance d’inclure les équipes dans le processus décisionnel 

Étape 1️ : Réfléchir à des modalités d’aménagement en récoltant des idées en interne

Tout d’abord, il est important de communiquer sur les modifications que vous envisagez : pour cela, il est essentiel d’expliquer les raisons du changement à vos employés, afin qu’ils comprennent les raisons de votre décision. 

Ensuite, vous pouvez inclure activement vos collaborateurs dans le processus de changement : pour ce faire, il peut être intéressant de réaliser un sondage en interne, afin de récolter les envies et les visions de vos employés quant à leur espace de travail. Vous pourrez ainsi orienter stratégiquement vos choix, et vos équipes seront ravies d’avoir été impliquées ! 📊 

Étape 2️ : Proposer des options et organiser un vote 

En vous montrant à l’écoute des opinions de vos employés quant aux aménagements de leurs bureaux, vous serez en mesure de savoir comment ils visualisent leur espace de travail idéal. De cette façon, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour créer une atmosphère agréable et équilibrée ! 

Une fois votre liste d’idées, de propositions et d’options constituée, vous pouvez organiser un vote à soumettre à vos équipes.

Cette étape (si elle est envisageable et réalisable dans votre cas) permet de générer un réel sentiment d’implication chez vos collaborateurs, ainsi qu’une motivation à venir constater les changements et à en profiter. 🤩 

Étape 3️ : Communiquer en amont sur les changements à venir 

Une fois les décisions prises, communiquez-les (visuellement notamment) à vos collaborateurs en amont des travaux ou du déménagement. De cette façon, ils pourront avoir les idées claires sur les différentes étapes et se projeter concrètement dans le changement, en se sentant inclus dans le processus.

🔨 Réorganisation de l’espace professionnel et bien-être au travail

Étape 4️ : Prendre quelques éléments en compte pour le bien-être au travail 

Ça y est : vous arrivez enfin à l’étape de l’action, des travaux, du changement concret. Pour cette étape, nous avons préparé une petite liste d’éléments à prendre en compte pour favoriser le bien-être au travail, condition nécessaire d’une bonne productivité des équipes : 

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• La lumière naturelle : il est important de créer des espaces traversés par un maximum de lumière naturelle si cela est possible. Celle-ci a notamment des bienfaits sur le moral, l’horloge interne et l’apport en vitamines.
• Les plantes : les plantes vertes apportent à la fois vie et couleur dans un environnement intérieur. Elles contribuent à améliorer la qualité de l’air et ont un côté apaisant. 
• Les espaces ouverts : bien sûr, tout dépend de l’espace dont vous disposez. Si cela est possible pour vous, essayez d’inclure dans vos aménagements des ouvertures, afin d’agrandir les perspectives et les volumes, et de permettre une vision lointaine (qui repose le regard après une longue concentration sur un écran). 
• Le Feng Shui : si vous êtes sensible à cet art chinois qui travaille à l’harmonisation des énergies, vous pouvez en inclure quelques principes dans l’aménagement de vos bureaux. Par exemple : éliminer le désordre, agencer les meubles pour ne pas gêner le passage, séparer les espaces de travail et de pause, ajouter des miroirs et des couleurs apaisantes… 🧘‍♀️ 
• Les espaces thématiques : comme le Feng Shui le propose, il est important de dédier des espaces à des objectifs précis. On appelle cela l’activity based working. Vous pouvez ainsi créer des espaces de travail individuels et de groupe (bureau personnel au calme et salles de réunion), mais également des espaces de pause, de divertissement, de détente. 
• Le matériel adapté : afin que vos équipes ne rencontrent pas d’inconfort superflu qui gênerait leur travail, nous vous recommandons de leur fournir du matériel et des installations adaptés, ainsi que des équipements confortables et ergonomiques au possible (chaises de bureaux, repose-poignets, repose-pieds etc.).
• La propreté : cela va sans dire, il est important que vos collaborateurs puissent disposer d’espaces propres et fonctionnels, mais aussi qu’ils sachent prendre soin des espaces qui leur sont fournis. La propreté est un effort collectif ! À ce sujet, lisez notre article sur le nettoyage de rentrée, qui peut bien entendu s’effectuer toute l’année 🛁  

Étape 5️ : Créer un espace qui soit agréable et donne envie de venir travailler 

Une fois vos choix faits concernant l’aménagement de vos bureaux et les éléments de bien-être à inclure, vous êtes en mesure de créer activement un espace à la fois agréable, qui vous ressemble et qui donne envie à vos équipes de venir travailler. 

Ce processus inclut la modélisation d’espaces aménagés pour favoriser la productivité, mais aussi une possible réflexion concernant des activités à mettre en place pour renforcer la cohésion d’équipe et la motivation à travailler ensemble (et ce dans les nouveaux bureaux flambant neufs). 

Étape 6️ : Envoyer des infos aux équipes concernant l’avancement des travaux

Pendant la période des travaux, vous pouvez envoyer des mises à jour régulières sur l’avancement des aménagements à vos collaborateurs, afin de les tenir au courant du processus de changement. 

En leur transmettant photos, vidéos et dates clés, vous les incluez activement dans le développement de leur nouvel espace de travail, et vous leur permettez de s’y projeter concrètement, individuellement et en équipe ! 👁️ 

👯‍♀️ Après l’aménagement de nouveaux bureaux : ce qu’il ne faut pas oublier

Étape 7️ : Encourager l’investissement de l’espace de manière personnelle et collective 

Une fois l’espace terminé et prêt à être occupé, n’hésitez pas à en encourager l’investissement par vos équipes. Soyez clair sur le fait que l’espace de travail est à la disposition des employés, qui peuvent y apporter leurs affaires, décorer leurs espaces personnels et collectifs, voire suggérer des petits ajouts. 🌱 

Il est important de montrer à vos équipes en quoi investir (et faire vivre et grandir) ce nouvel espace à leur disposition sera positif pour leur travail et leur bien-être au bureau. Par exemple, les espaces soignés et bien pensés favorisent une meilleure concentration, une bonne réflexion et une productivité au travail renforcée.

Étape 8️ : Proposer des rituels entre collaborateurs au sein des nouveaux locaux 

Une fois que vos équipes se seront familiarisées avec leurs nouveaux espaces de travail, vous pourrez proposer des petits rituels entre collègues au sein de ces locaux rutilants. 

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Vous pouvez ainsi mettre en place des moments de cohésion divertissants, ponctuels ou réguliers, et montrer par la même occasion que vous êtes enthousiaste à l’idée de partager ces nouveaux espaces, et souhaitez les investir positivement en collectif. 

Étape 9️ : Impliquer les employés dans une dynamique d’équipe 

Enfin, pour parfaire ce processus d’aménagement de vos bureaux, vous pouvez profiter de l’occasion pour créer de nouvelles dynamiques d’équipes dans lesquelles impliquer vos collaborateurs.

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En effet, ce renouveau est finalement l’occasion idéale pour travailler à la création de moments de teambuilding, pour cultiver le sentiment d’appartenance à un collectif, et ce dans des bureaux partagés, créés pour l’équipe et confortables pour tous. Finalement, l’aménagement de vos bureaux, c’est l’ouverture d’un nouveau chapitre ! 

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Vous disposez maintenant d’un petit guide vous proposant quelques conseils sur la meilleure façon d’aménager vos bureaux pour obtenir le meilleur de vos employés. Ces suggestions sont bien entendu à adapter selon le contexte précis de votre entreprise.

‍Ces conseils vous permettent de faire de cet aménagement un véritable tremplin pour renforcer la cohésion d’équipe et le bien-être de vos employés, ce qui boostera leur productivité. Si vous cherchez de nouveaux espaces de travail, n’hésitez pas à venir voir le site de Comeandwork, qui propose des bureaux indépendants flexibles en prestations de services.